7 formas comprobadas de reducir los costos de entrega en pequeños negocios

Para los pequeños negocios, sobre todo restaurantes y tiendas que han incorporado servicios de entrega en los últimos años, gestionar los gastos de entrega con eficiencia es crucial para sobrevivir. Cuando cada dólar cuenta, reducir los costos de entrega mejora directamente tus resultados sin perder el servicio que esperan tus clientes.

En esta guía comparto siete estrategias para reducir tus costos de entrega sin sacrificar la calidad de tu marca. Estas técnicas provienen de conversaciones con dueños de negocios exitosos y expertos de la industria que dominan el juego de la entrega, así como de mi propia experiencia administrando pequeños negocios y flotas de vehículos.

En este artículo exploraremos cómo:

• La optimización de rutas puede reducir los costos de combustible y las horas de trabajo
• Las decisiones inteligentes de empaque reducen costos e impulsan negocios futuros
• Un modelo de entrega híbrido te da lo mejor de ambos mundos
• Consolidar entregas reduce de forma drástica el costo por pedido
• Las negociaciones estratégicas con proveedores pueden bajar los costos base
• Reducir los errores de entrega evita devoluciones y repeticiones costosas
• Los incentivos para repartidores mejoran la eficiencia y reducen la rotación

1. Optimiza las rutas de entrega

Las rutas de entrega ineficientes desperdician tres recursos valiosos: tiempo, combustible y mano de obra. La optimización de rutas suele ser el primer paso más eficaz para los negocios que quieren reducir sus costos de entrega.

El software moderno de optimización de rutas no solo traza la distancia más corta entre puntos: considera los patrones de tráfico, las ventanas de entrega, la capacidad del vehículo, los horarios de los repartidores y, a veces, hasta el desempeño de cada repartidor. Los resultados de la optimización de rutas pueden ser drásticos: los negocios suelen ver una reducción del 20-30% en kilometraje y horas de trabajo de despacho ahorradas cada semana.

¿Necesitas un logro rápido? Prueba un sistema de gestión de entregas como Shipday. La versión base gratuita incluye funciones básicas de despacho. Por $39 al mes (y sin contrato a largo plazo), puedes usar las herramientas de optimización de rutas en hasta 300 entregas.

2. Toma decisiones inteligentes de empaque

Tus decisiones de empaque influyen en tus costos de entrega y en la percepción que tienen los clientes de tu marca. Dedica tiempo a ajustar el tamaño de tu empaque usando envases del tamaño adecuado que minimicen el espacio sobrante. Ajustar el tamaño mantiene la calidad de tus productos al reducir el movimiento dentro del paquete. También puede reducir la cantidad de empaque protector que necesitas.

Considera estas estrategias de empaque para reducir costos:

• Estandariza los tamaños de empaque: usa una gama limitada de tamaños para simplificar el inventario y agilizar la preparación de pedidos.
• Usa materiales livianos: cambiar a materiales más ligeros puede permitir que tus repartidores lleven más paquetes. Si haces un gran volumen de entregas, también puede reducir los costos de combustible.
• Opciones sostenibles: aunque el empaque ecológico a veces cuesta más al principio, puede generar ahorros gracias a una mejor reputación de marca y a la fidelidad de los clientes.
• Pon tu marca en el empaque: el empaque es un lienzo en blanco para tu marca. Dedica tiempo a agregar logotipos e información de contacto en tu empaque para impulsar futuras ventas. Agregar tu marca puede ser tan simple como pegar etiquetas con tu marca en cajas y bolsas, o tan elaborado como un empaque personalizado.

Tu empaque protege tus productos, pero también puede generar contenido creado por los usuarios en forma de videos de unboxing. A los influencers de TikTok, YouTube e Instagram les encanta un buen unboxing. En 2023, los videos de YouTube con "unboxing" en el título se vieron más de 25 mil millones de veces.

Las investigaciones han demostrado que el 62% de las personas que ven videos de unboxing los miran cuando planean comprar un producto específico. Ya sea que entregues comida para llevar o artículos de venta minorista, piensa si tu empaque está listo para un primer plano en redes sociales.

3. Usa un modelo de entrega híbrido

Una operación de entrega híbrida usa tanto personal propio como plataformas de entrega de terceros. Esta combinación te da la mayor flexibilidad para controlar los costos sobre la marcha, y asegura que tengas capacidad para atender los picos de servicio. La mayoría de las plataformas de entrega de terceros no exige que las uses de forma exclusiva. Y las más populares, como DoorDash y UberEats, permiten a los negocios inscritos solicitar a sus repartidores de terceros bajo demanda. Este sistema bajo demanda puede cubrir tus necesidades de entrega si tu repartidor necesita un día por enfermedad o si necesitas apoyo adicional en días de mucho movimiento, pero no quieres el gasto extra de contratar a otro empleado.

Ventajas de la entrega propia:

• Control total sobre la experiencia del cliente
• Sin comisiones a terceros (que pueden ir del 15 al 30% del valor del pedido)
• Propiedad de los datos y relaciones directas con los clientes
• Posibilidad de personalizar las zonas y tarifas de entrega

Ventajas de la entrega subcontratada:

• Sin inversión inicial en vehículos y equipos
• Capacidad flexible sin costos laborales fijos
• Tecnología y cobertura de seguros incluidas
• Mayor alcance de entrega potencial

Un modelo de entrega híbrido te da lo mejor de ambos mundos. Y no es complicado de gestionar. Un software de gestión de entregas como Shipday dirige los pedidos propios y de terceros al mismo panel central, lo que te permite seguir en tiempo real a tus repartidores y a los de terceros. La marca de restaurantes Lady Lee's, cliente de Shipday, logró entregas un 14% más rápidas y una calificación de satisfacción del cliente un 20% mayor cuando centralizó su entrega híbrida en la plataforma de Shipday.

4. Consolida las entregas

Cada entrega tiene costos fijos: gastos del vehículo, tiempo del repartidor y gastos administrativos. Consolidar varios pedidos en una sola salida de entrega reduce de forma drástica tu costo por pedido. Alguna forma de consolidación de pedidos funciona para la mayoría de los negocios de entrega, incluso para la entrega de comida, donde los pedidos pueden llegar de forma esporádica durante el día.

Las estrategias eficaces de agrupación incluyen:

• Agrupación por tiempo: agrupa los pedidos que llegan en la misma ventana de tiempo, carga a tus repartidores y sácalos rápido.
• Agrupación geográfica: asigna a un solo repartidor las entregas del mismo barrio.
• Pedidos programados: premia a los clientes que hagan pedidos con 24 a 48 horas de anticipación, para tener tiempo de planificar con eficiencia las rutas consolidadas.

Si te preocupa la resistencia de los clientes, comunica los beneficios ambientales de la entrega consolidada: menos vehículos en la calle significa menos emisiones. Considera ofrecer pequeños incentivos por hacer los pedidos con anticipación. Puede ser un pequeño descuento o un detalle divertido, como un globo gratis con un pedido anticipado de flores o una galleta de cortesía con un pedido de almuerzo hecho con antelación.

5. Negocia mejores tarifas

Ya sea que administres un equipo de repartidores propios, te asocies con plataformas de terceros o ambas cosas, cualquier negocio que ofrece entregas tiene muchas relaciones de apoyo. Están las aseguradoras que cubren tus vehículos, los proveedores que suministran tu empaque, los procesadores de pago que manejan tus pagos con tarjeta y en línea, y las plataformas de entrega de terceros. Todas estas alianzas tienen costos. La buena noticia es que muchos de esos costos son negociables.

Prueba estos enfoques para negociar y reducir tus costos de entrega:

• Compromisos de volumen: muchos proveedores de empaque pueden ofrecerte una tarifa más baja por artículo si haces un pedido al por mayor lo bastante grande. También puedes considerar comprometerte a pedir todo tu empaque de comida y bebidas a un solo proveedor. Habla con tu representante de ventas y pregunta qué opciones hay.
• Contratos a largo plazo: muchos proveedores y prestadores de servicios ofrecen tarifas mensuales reducidas a cambio de compromisos más largos.
• Iniciativas de capacitación y seguridad: si aseguras una flota de vehículos de entrega, pregunta a tu aseguradora de autos por los descuentos disponibles si puedes demostrar que tus repartidores recibieron capacitación en seguridad.
• Paquetes de servicios: ¿tu contador ofrece servicios de marketing? ¿Tu sistema de pedidos en línea ofrece procesamiento de pagos? Agrupar servicios (donde tenga sentido) puede ahorrarte dinero a largo plazo.
• Elige lo local: los negocios locales suelen ser más pequeños que las marcas nacionales. Pide cotizaciones a proveedores, aseguradoras u otros prestadores de servicios locales antes de comprometerte con un socio de una gran marca.
• Aprovecha tu volumen de pedidos actual: si llevas más de un año trabajando con plataformas de terceros y puedes demostrar un alto volumen de entregas y una baja tasa de reembolsos, quizás puedas negociar una comisión más baja. Esto aplica sobre todo si estás dispuesto a comprometerte a usar solo una plataforma de terceros.

6. Minimiza los errores de entrega y las devoluciones

Los errores de entrega no son solo problemas de servicio al cliente: son asesinos de ganancias. Más de la mitad de los clientes de EE. UU. (63%) ha experimentado errores en entregas. Y cuando ocurre un error, la gran mayoría (66%) de los clientes culpa al negocio, no al repartidor. Solo cerca del 20% de los consumidores culpa a la plataforma de terceros (si participó en el pedido).

Los errores de entrega erosionan la confianza en tu marca y tu producto, y hacen que los clientes gasten su dinero en otro lado. Además de la posible pérdida de ingresos futuros, los errores de entrega tienen costos adicionales:

• Producto desperdiciado: la mayoría de los artículos mal entregados se desperdicia. Las flores se marchitan, la comida se echa a perder. Casi siempre, los negocios deben rehacer el pedido para corregir el error.
• Tiempo administrativo para resolver los problemas: por cada pedido entregado de forma incorrecta, necesitas personal para atender las quejas de los clientes, emitir reembolsos y, posiblemente, reenviar varios pedidos correctos para corregir el error.
• Posible pérdida de clientes: los clientes tienen poca paciencia con los errores de entrega. Es probable que prueben otro negocio en su siguiente pedido en lugar de arriesgarse a otro pedido incorrecto.

Los errores de entrega son un dolor de cabeza, pero hay una solución simple: tener un sistema sólido para revisar los pedidos antes de que salgan por la puerta. Una lista de verificación rápida puede reducir de forma notable las confusiones si tu equipo la aplica de manera constante. Hay otras cosas inteligentes que puedes hacer, como:

• Exige verificación de entrega: pide a tus repartidores que recojan la firma del cliente o tomen una foto de los paquetes entregados. Esto ayuda a identificar dónde pudo ocurrir un error y te da evidencia si surge una disputa con el cliente o con su empresa de tarjeta de crédito.
• Haz seguimiento en tiempo real: usa una app, como Shipday, que muestre el seguimiento de pedidos en tiempo real. Esto ayuda a tus despachadores a identificar posibles problemas antes de que sean irreversibles.
• Agrega un campo de instrucciones de entrega: incluye en tus formularios de pedido una sección para que los clientes dejen información detallada de entrega, como el lugar correcto para las entregas sin contacto, una persona específica de contacto o los códigos de acceso necesarios.
• Aplica procedimientos de empaque consistentes: etiqueta tus pedidos de entrega de forma clara y consistente, para que a los repartidores les resulte fácil identificarlos y ver cuándo están completos.
• Audita los informes de las plataformas de terceros: si trabajas con servicios de terceros, recibirás un informe de "errores de entrega". Revisa ese informe al menos una vez al mes (pero idealmente cada semana) y disputa los errores que sean incorrectos. Aporta evidencia, como tickets de pedido o recibos, para respaldar tus reclamos. La mayoría de los negocios descubre que gana estas disputas el 30% de las veces o más.

Reducir los errores vale la pena. Cuando KFC Barbados empezó a gestionar su servicio de entrega con Shipday, notó de inmediato un ahorro de $1000 por día en seis locales. Una parte importante de ese ahorro vino de la reducción de errores de entrega.

7. Incentiva el desempeño de los repartidores

Tu equipo de entrega tiene una enorme influencia sobre tus costos de entrega y la satisfacción de tus clientes. Los clientes que piden entregas con frecuencia interactúan más con tus repartidores que con el personal de tu local. Por eso tiene sentido ofrecer incentivos de desempeño a tus repartidores, igual que harías concursos u ofrecerías premios a tu personal en el local.

Algunas ideas eficaces de incentivos para repartidores son:

• Bonos de eficiencia: premia a los repartidores por completar cierto número de entregas por debajo de un tiempo objetivo (manteniendo los estándares de seguridad).
• Incentivos por cero errores: ofrece un bono semanal o mensual de reconocimiento al repartidor con menos errores de entrega o solicitudes de reembolso derivadas.
• Premios de seguridad: reconoce a los repartidores que manejan con seguridad, evitan accidentes de tráfico en su ruta, reportan problemas del vehículo y respetan las leyes de tránsito.
• Métricas de satisfacción del cliente: reconoce a los repartidores que reciben grandes elogios de los clientes.

Las recompensas de cualquiera de ellos podrían ser un producto gratis de tu negocio o de una marca aliada, un bono en efectivo o un agradecimiento público. En cualquier programa de incentivos de desempeño para repartidores, es importante mantener la seguridad como prioridad. De lo contrario, los repartidores pueden descuidar la seguridad en su afán de rapidez. Mantén la seguridad como parte constante de la conversación sobre la entrega. Asóciate con grupos externos de seguridad si es necesario.

Cuando administraba la flota de un negocio de servicio en campo, teníamos un programa de incentivos para repartidores. Un día, uno de mis conductores cruzó a toda velocidad un paso de tren y escapó por poco de un tren que se acercaba. Me enteré cuando recibimos del Departamento de Transporte imágenes de nuestro camión en el cruce. Programé a una organización sin fines de lucro local para que educara a nuestros conductores sobre la seguridad en los cruces de tren. Todos aprendimos algo y, de hecho, nos valió un pequeño descuento en el seguro de nuestros vehículos.

Todo junto

Implementar estas estrategias de ahorro no requiere una reforma completa de tus operaciones de entrega. Empieza con uno o dos cambios que te parezcan manejables y que atiendan tus puntos de dolor específicos. Empezar poco a poco está bien; lo importante es empezar a reducir los costos de entrega donde puedas. Cuanto más movimiento tenga tu programa de entregas, más ahorrarás a largo plazo.

La entrega no es solo un costo de hacer negocios: es una extensión de tu marca. Los negocios más exitosos ven la optimización de la entrega como un proceso continuo de refinamiento y no como una solución única. Aplicar una o más de estas estrategias puede transformar tu operación de entrega de una carga costosa en un verdadero motor de ingresos que hace que tus clientes sigan volviendo.