Plantilla fácil de Excel para planificar rutas de entrega con Shipday

Planificar bien las rutas en Excel ayuda a tus repartidores a llevar los pedidos a tus clientes mucho más rápido y con menos complicaciones, con lo que ganan tanto tu equipo como tus clientes.

Este artículo te da una forma sencilla de trazar, planificar y organizar tus rutas de entrega para que tu negocio despache a tiempo, entregue según lo programado y prospere.

Vamos a desglosar todo el proceso paso a paso, con Shipday y Excel, para que armes el planificador rápidamente, optimices tus rutas y vuelvas a ocuparte de hacer crecer tu negocio.

Primero, repasemos algunos aspectos que debemos considerar al planificar una ruta de entrega y lo que hay que tener en cuenta al optimizar ese plan.

¿Cómo se planifica una ruta de entrega?

Tu negocio debe considerar varios factores al planificar una ruta de entrega, como los tipos y capacidades de los vehículos, las preferencias de los clientes, el tiempo de viaje y los costos de transporte.

Veamos cada uno con más detalle:

• Tipos y capacidades de los vehículos

Debes considerar qué tipo de vehículos tiene tu flota y si pueden transportar la cantidad de envíos que les asignas en esa ruta.

• Preferencias de los clientes

Según cuándo quieran los clientes su pedido y cómo quieran recibirlo, es posible que debas ajustar tu ruta de entrega a esas preferencias.

Por ejemplo, si un producto debe llegar al cliente en un horario determinado, quizá debas modificar la ruta para cumplir con esa necesidad.

• Tiempo de viaje

La duración del recorrido es otro factor importante. Si sabes que un repartidor va a estar fuera todo el día en una ruta, ese tiempo de manejo debe tenerse en cuenta al asignar otras rutas.

• Costo del viaje

El costo es un factor clave para planificar y ejecutar bien una ruta de entrega. Necesitas planificar las rutas más rentables, es decir, aprovechar la ubicación de tu repartidor para entregar la mayor cantidad de pedidos posible en una zona antes de pasar a otra.

¿Cómo se optimiza una ruta?

Ordenar y planificar las rutas óptimas implica evaluar cada factor que pueda afectar tu ruta y luego planificar la forma más rápida, más corta y más económica de llevar tu producto a su destino final.

Por ejemplo, podrías pensar que una ruta corta ahorra tiempo, pero la ruta más corta no siempre es la más rápida. A veces, ir por una autopista, aunque haya más distancia entre un punto y otro, es más rápido que atravesar calles congestionadas de la ciudad.

Considerar el recorrido completo junto con las múltiples rutas diarias que tienes programadas requiere planificación. Aquí es donde entran en juego Excel y Shipday.

¿Cómo se crea una ruta en Excel?

Crear una ruta en Excel implica completar información clave como los datos de contacto del cliente, la fecha y hora de la entrega y el número total de artículos que entregará el repartidor.

Shipday hace fácil la optimización de rutas. El software de optimización de rutas de Shipday no solo te ayuda a crear tu planificador de rutas en Excel, sino también a optimizar tus rutas.

Si aún no lo has hecho, crea tu cuenta gratuita de Shipday o inicia sesión en una cuenta existente.

¡Perfecto, bienvenido!

Ahora te mostraremos cómo descargar tu hoja de Excel de pedidos masivos, completarla y subirla de nuevo a tu cuenta de Shipday. Si estás probando Shipday por primera vez, puedes usar el archivo de muestra para esta demostración. Si ya tienes pedidos cargados, vamos a planificarlos.

1. Elige la opción Solo entrega en Shipday

Antes de empezar, asegurémonos de que el tipo de negocio esté configurado correctamente para usar la función de optimización de rutas. Haz clic en el círculo de la esquina superior derecha y ve a Configuración.

En la configuración del negocio, revisa el Tipo de negocio.

Verás dos opciones: Recogida y entrega o Solo entrega. Debes elegir Solo entrega e ingresar el teléfono y la dirección de tu negocio. Solo entrega significa que tu repartidor siempre y únicamente recoge los pedidos en tu local. Esto aplica a restaurantes, preparación de comidas o entregas de ecommerce.

Asumimos que la ruta comenzará y terminará en el mismo lugar, que es la dirección de tu negocio. Los repartidores recogerán el pedido, lo entregarán al cliente y luego volverán a ti para recoger más pedidos.

La optimización de rutas solo funcionará correctamente si tu negocio está configurado como solo entrega y completas tu información. Asegúrate de guardar los cambios en la parte inferior.

2. Descarga tu hoja de Excel masiva

Ahora estás listo para descargar tu hoja de Excel de pedidos masivos. Para hacerlo, haz clic en la pestaña de pedidos y luego en el botón de carga de Excel.

3. Completa tu planificador de rutas en Excel

Una vez en esa pantalla, haz clic en descargar; así se descargará la hoja de Excel en tu computadora. Al abrir el archivo, verás varias columnas que debes completar.

Son las siguientes:

• El número de pedido, que debe ser distinto para cada cliente.
• Datos de contacto del cliente: correo (opcional), nombre y teléfono.
• La columna de dirección de entrega (si estás fuera de EE. UU., agrega aquí tu país)
• La fecha y hora de entrega (opcional)
• El número total de artículos. Si tienes un negocio de preparación de comidas, simplemente puedes poner "meal prep" en cada pedido. Ten en cuenta la capacidad de los autos de tus repartidores. Si tu repartidor solo tiene espacio para 10 cajas, eso te ayudará a entender el precio total. Esta información es necesaria para subir los pedidos a Shipday.
• La pestaña de instrucciones de entrega. Aquí pondrás el número de apartamento, el código de la puerta, un "llámame cuando llegues" o algo similar.

Ahora veamos cómo debería quedar un formulario de pedidos completo. Como puedes ver abajo, cada encabezado de columna tiene información debajo, excepto el correo del cliente y la hora de entrega. Ambas columnas son opcionales y no son necesarias para que tu pedido se suba correctamente a tu cuenta de Shipday.

4. Completa tu planificador de rutas más rápido

Una forma fácil de llenar esta hoja de Excel rápidamente es copiar y pegar información similar en todos tus pedidos. Por ejemplo, si la fecha de entrega es la misma para todos los pedidos, puedes escribirla en las dos primeras filas. Tienen que ser las dos filas o no funcionará.

Haz clic en la primera, mantén presionada la tecla Shift, haz clic en la segunda y arrastra ese pequeño signo más hasta el final de la lista. Así se copiará y pegará la fecha en todos los pedidos, y ahorrarás tiempo. Puedes hacer lo mismo con la descripción del artículo y con cualquier otra columna.

5. Sube tu planificador de rutas a Shipday

Asegúrate de volver a la página de carga de pedidos masivos. Ve a la pestaña Pedidos y haz clic en el botón de carga de Excel. Una vez en esa pantalla, haz clic en subir y busca el archivo que acabas de crear. Haz clic en guardar y tu hoja de Excel comenzará a subirse a tu cuenta de Shipday. Esto debería tardar solo alrededor de un minuto después de haber subido correctamente tu hoja de pedidos masivos.

6. Revisa tus pedidos

En la pestaña Pedidos ahora puedes ver varias cosas: el nombre del cliente, la distancia desde tu negocio y los detalles específicos del pedido. En los detalles del pedido puedes ver toda la información de ese pedido y las instrucciones de entrega específicas extraídas de las columnas de tu planificador de rutas en Excel.

También, arriba a la izquierda, puedes seleccionar todos los pedidos y asignarlos a un repartidor o eliminarlos. También puedes hacerlo haciendo clic en cada uno de forma individual.

¿Cómo optimizar las rutas en un planificador de rutas de Excel?

Para optimizar las rutas que pusiste en tu planificador de rutas de Excel, usa Shipday para activar la configuración de optimización de rutas, crear rutas en el mapa interactivo y asignarlas a los repartidores.

La optimización de rutas es difícil de lograr. Es un problema con el que los matemáticos llevan mucho tiempo lidiando. Dadas varias direcciones a las que debes entregar y las distintas distancias entre esos destinos, ¿cómo encuentras la ruta más corta o la que menos tiempo de viaje requiere para tus repartidores?

Como verás, Shipday lo resuelve haciendo que dibujes un grupo alrededor de las direcciones que quieres convertir en una ruta, en un mapa interactivo. Una vez definido el grupo, nuestro software encuentra fácilmente la secuencia óptima para que tus repartidores entreguen dentro de cada grupo.

¿El resultado de la optimización de rutas de Shipday? Nos ahorra tiempo y dinero y hace que los envíos lleguen más rápido a su destino. Con Shipday, tu negocio reduce el tiempo de viaje y el uso de vehículos y combustible, y aumenta la eficiencia de tu equipo y la satisfacción de tus clientes.

Y Shipday hace que este proceso de optimización sea muy fácil. Veamos cómo y optimicemos nuestra primera ruta.

1. Ve al mapa en Shipday

Si vas al mapa, podrás ver todos los destinos de tus pedidos.

El pin naranja es el punto de recogida (tu negocio) y las burbujas rojas son los puntos de entrega (tus clientes).

2. Activa la configuración de optimización de rutas

Haz clic en configuración y baja hasta ver la opción de rutas. Vamos a activarla.

Puedes optimizar por distancia o por tiempo de viaje. Después de configurar tus ajustes de rutas, asegúrate de ir a la parte inferior y hacer clic en guardar. Luego regresa al mapa y puedes empezar a crear rutas.

3. Crea grupos de rutas

Ahora que activaste la optimización de rutas, deberían aparecer dos herramientas en la parte superior de tu mapa. La primera es la herramienta de mano, que solo te permite moverte por la pantalla. La segunda es la herramienta de forma, que te permite agregar pequeños puntos para crear un grupo de ruta.

Si quisieras crear una ruta para estos pedidos de arriba a la izquierda, debes colocar puntos a su alrededor. Asegúrate de conectar todos los puntos, especialmente el último.

Necesitas tener una forma cerrada para que esto funcione. Como puedes ver, al crear este grupo aparece este cuadro. Te indica la longitud de la ruta, el tiempo estimado para entregar todos los pedidos, el número total de pedidos y el nombre del repartidor. Aún no hemos asignado un repartidor a este grupo. Hagámoslo ahora.

4. Asigna tus repartidores a una ruta

Cuando haces clic en uno de los destinos, aparece un cuadro que te pide asignar un repartidor. Haz clic en Asignar y verás una lista de repartidores disponibles.

Cuando un círculo se vuelve azul, significa que asignaste el repartidor a ese destino. Haz clic en uno de estos círculos azules y deberías ver el nombre del repartidor.

5. Optimiza la ruta en la app de Shipday del repartidor

Recomendamos que tus repartidores activen la Aceptación automática de pedidos para que, cuando les asignes varios pedidos a la vez, no tengan que aceptar cada uno manualmente.

En la app, el repartidor encuentra la Aceptación automática de pedidos haciendo clic en el menú de hamburguesa y yendo a configuración > preferencias. Debe hacer clic en el interruptor hasta que se ponga verde.

El repartidor también debe hacer clic en el botón de la esquina superior derecha y elegir Optimizar ruta. Esto cambiará la lista para que los pedidos queden optimizados y coincidan con lo que ves en la página del mapa de Shipday.

El repartidor puede encontrar Optimizar ruta en las opciones de ruta aquí:

Luego debe elegir Optimizar ruta en el menú emergente.

Desde esa misma pantalla, también recomendamos que el repartidor envíe una notificación al cliente para que sepa cuándo esperar su llegada. De inmediato, el cliente recibirá un mensaje de texto.

Le dará un enlace a una página de seguimiento con una hora estimada de entrega y la opción de llamar o enviar un mensaje al repartidor.

Con eso, la optimización está completa y estás listo para trabajar.

Conclusión

¡Felicidades! ¡Creaste con éxito un planificador de rutas en Excel y lo optimizaste con Shipday!

Ya sea que tengas un equipo de repartidores o solo uno, Shipday ofrece funciones esenciales y avanzadas para impulsar tus entregas locales, poner tu marca frente a tus clientes y darles un proceso de entrega que les va a encantar.

Conoce más sobre cómo nuestra potente herramienta de planificación de rutas puede ayudarte inscribiéndote en uno de nuestros webinars en vivo, donde hablaremos de casos de uso, compartiremos historias de éxito de nuestros clientes y haremos una demostración en vivo del producto Shipday.